Sistemi di Gestione

Un Sistema di Gestione (SG) è il complesso di azioni gestionali programmate e coordinate, procedure operative, sistemi di documentazione e di registrazione realizzati grazie ad una struttura organizzativa nella quale ruoli, responsabilità e risorse sono chiari e ben definiti.

A ciascun sistema di gestione si applica una particolare norma tecnica volontaria, che definisce le regole cui il SG deve rispondere. Le norme sono elaborate ed emanate dagli enti di normazione che hanno valenza nazionale (per l’Italia l’UNI), europea (CEN) ed internazionale (ISO).

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Sistema di gestione 231

La certificazione ISO 37001 è uno strumento per testimoniare che è possibile andare oltre il rispetto dei requisiti minimi legali e adottare un approccio sistemico rivolto alla prevenzione e al contrasto della corruzione e alla diffusione della cultura della trasparenza.

La corruzione: un rischio sempre più rilevante

Come è stato approfondito in un precedente articolo, l’Italia il Paese con il più alto livello di corruzione in Europa in termini assoluti. Ogni anno vengono persi, infatti, 236,8 miliardi di ricchezza, circa il 13 per cento del prodotto interno lordo, pari a 3.903 euro per abitante. Queste cifre rendono evidente la necessità di un intervento e di una presa di posizione da parte sia della autorità governative sia delle organizzazioni stesse. Per queste ultime la certificazione volontaria, secondo la norma ISO 37001, si pone come un approccio globalmente accettato per la conformità anti-corruzione e rappresenta un passo significativo nella lotta al fenomeno corruttivo a livello globale.

Come sottolineato anche dal Accredia, l’ente italiano di accreditamento, la norma ISO 37001 costituisce uno standard di gestione che costituisce “un‘opportunità per l’azienda di sviluppare una cultura di trasparenza, conformità e integrità.

trasparenza sistema di gestione ISO 37001

Quali sono i vantaggi della certificazione ISO 37001 per le aziende?

I fattori che portano un’organizzazione a certificarsi ISO 37001 sono certamente legati alla volontà di evitare o mitigare i costi ed i rischi connessi al verificarsi di episodi di corruzione, ma sono anche altri i vantaggi che derivano dall’adottare un approccio sistemico, rivolto alla prevenzione e al contrasto della corruzione, che supera il rispetto dei requisiti legali minimi ed è orientato al miglioramento continuo.

Una qualsiasi azienda, di ogni dimensione e settore, con l’implementazione di un sistema di gestione conforme alla norma ISO 37001 può accrescere la fiducia del mercato nelle modalità con cui l’impresa svolge la propria attività poiché gli amministratori potranno dare concreta evidenza che hanno garantito adeguati controlli per la prevenzione dei rischi connessi alla corruzione.

Inoltre, l’esistenza di un sistema di gestione per la prevenzione della corruzione può consentire agli stakeholder (azionisti, investitori, clienti, fornitori…) un riscontro dell’applicazione di misure di controllo e prevenzione interne, che includano la valutazione di questioni etiche e di integrità morale, e che possano essere uno strumento di difesa da parte dell’organizzazione in caso di controversie.

Ad esempio, nei casi di rischio ex D.Lgs. n. 231/2001, la certificazione rilasciata da un ente autorevole e indipendente costituirà evidenza concreta sia della mancanza di gravi carenze organizzative, evitando l’applicazione di misure cautelari molto incisive, sia dell’adozione ed efficace attuazione di un idoneo modello organizzativo anti-corruzione, permettendo all’ente di dimostrare l’eventuale esenzione da responsabilità.

Ulteriori vantaggi riguardano il mondo delle gare d’appalto pubbliche:

  • la certificazione ISO 37001 potrà essere utilizzata a riprova del possesso del requisito di cui all’art. 3, comma 2, del Regolamento attuativo del Rating di Legalità, che richiede l’adozione di modelli organizzativi di prevenzione e contrasto alla corruzione ai fini dell’assegnazione di un +, utile alla maggiorazione del punteggio (Delibera AGCM del 14 novembre 2012, n. 24075)
  • per quanto riguarda il mondo dei contratti con soggetti pubblici, l’impiego della certificazione ISO 37001 può essere un elemento premiale per il rating d’impresa ai sensi dele Linee Guida ANAC.

Un esempio concreto: la certificazione ISO 37001 di una società di servizi

Un esempio dei risultati che possono essere conseguiti con la certificazione ISO 37001 è quello ottenuto da Euro&Promos F.M. Spa, azienda cliente di Nord Pas, leader nel settore del facility management con oltre 800 cantieri in tutta Italia e oltre 5.000 lavoratori impiegati.

Euro&Promos è la prima società di servizi del Friuli Venezia Giulia, e tra le prime in Italia nel settore multiservizi, ad aver ottenuto la certificazione del proprio sistema di gestione anti corruzione secondo lo standard internazionale ISO 37001.

La società ha implementato il proprio sistema di gestione anticorruzione ottenendo 3 stellette nel rating di legalità attribuito dall’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato. Questo punteggio è uno strumento fondamentale per la concessione di finanziamenti e crediti sia da parte di pubbliche amministrazioni (attraverso sistemi di premialità) sia da parte delle banche. L’azienda, supportata dalla società di consulenza Nord Pas 14000, che ha accompagnato l’organizzazione nella strutturazione del sistema in tutte le sue fasi, ha completato un percorso articolato e specifico in grado di attestare la conformità e la consapevolezza del rischio corruzione.

sistema di gestione anticorruzione

Come Euro&Promos ha raggiunto la certificazione ISO 37001

Il processo che ha condotto al conseguimento della certificazione del sistema di gestione anticorruzione secondo la norma ISO 37001 si è articolato mediante i seguenti step:

  • Coinvolgimento dell’alta direzione dell’azienda nel progetto anti bribery
  • Definizione della Politica per l’anticorruzione dell’organizzazione, comunicazione ai lavoratori e pubblicazione sul sito Internet;
  • Mappatura dei processi e risk assessment per l’anticorruzione;
  • Definizione ed adozione dei controlli finanziari e non finanziari
  • Definizione del piano della formazione in materia di anticorruzione,
  • Nomina della funzione di conformità per la prevenzione della corruzione;
  • Definizione del processo di audit interno;
  • Riesame dell’Alta Direzione e Riesame.

Nord Pas ha supportato l’azienda nell’implementazione di questo sistema di gestione attraverso le competenze multidisciplinari dei suoi tecnici e collaboratori (sistemisti, legali, project e ICT manager). La certificazione ISO 37001 va ad arricchire la già collaudata struttura di sistema dell’azienda che opera già secondo diversi standard internazionali, anche integrati, quali:

  • ISO 9001 (qualità)
  • ISO 14001 (ambiente)
  • OHSAS 18001 (sicurezza sul lavoro)
  • SA 8000 (etica)

Euro&Promos ha scelto di gestire i processi legati ai sistemi di gestione con il supporto di una piattaforma software, come Q-81 HSE WEB APP , pensata e realizzata proprio con l’obiettivo di garantire la compliance dei sistemi di gestione alle norme ISO di qualsiasi tipo.

HQSE manager norma ISO

Il 1° ottobre 2019, la Camera dei Deputati ha approvato definitivamente la Legge di delegazione europea con cui si affida al Governo il recepimento della Direttiva UE 1371/2001 in materia di protezione degli interessi finanziari dell’Unione (la cosiddetta Direttiva PIF).

Tale provvedimento legislativo nasce dall’esigenza di tutelare le risorse economiche della Comunità Europea attraverso la prevenzione e la sanzione delle condotte lesive degli interessi collettivi; tale scopo può essere raggiunto solamente attraverso un’armonizzazione delle normative nazionali.

In Italia il recepimento di questa Direttiva ha interesse soprattutto nell’ambito del D.lgs 231/2001, in quanto è previsto l’ingresso della frode IVA nell’elenco dei reati presupposto per la responsabilità amministrativa degli enti.

Quali sono i principali contenuti della direttiva PIF?

La Direttiva (UE) 2017/1371, approvata dal Parlamento europeo il 5 luglio 2017 e recante “Norme minime riguardo alla definizione di reati e di sanzioni in materia di lotta contro la frode e altre attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’Unione” (c.d. Direttiva PIF, i.e. Protezione degli Interessi Finanziari), ha come scopo quello di definire un sistema rafforzato di misure a protezione delle risorse finanziarie comunitarie.

Consiglio di amministrazione modello organizzativo 231

 

All’art. 6 della citata Direttiva, viene richiesto agli Stati Membri di definire norme idonee a punire con sanzioni “effettive, proporzionate e dissuasive” i casi di frode fiscale posta in essere “a loro vantaggio da qualsiasi soggetto, a titolo individuale o in quanto membro di un organo della persona giuridica, e che detenga una posizione preminente in seno alla persona giuridica basata:

      1. a) sul potere di rappresentanza della persona giuridica;
      2. b) sul potere di adottare decisioni per conto della persona giuridica; oppure
      3. c) sull’autorità di esercitare un controllo in seno alla persona giuridica”.

Tra i “Sistemi fraudolenti transfrontalieri” sanzionati sono ricomprese tre specie di condotte illecite:

      • la presentazione o uso di dichiarazioni o documenti non esatti, non completi ovvero falsi relativamente alla componente IVA dal cui vizio discende l’erosione di risorse del bilancio dell’Unione;
      • la mancata comunicazione di informazioni relativamente all’IVA in violazione di uno specifico obbligo dalla cui omissione si produce un danno al bilancio dell’Unione;
      • la presentazione di dichiarazioni IVA volte a dissimulare il mancato pagamento o la costituzione illecita di diritti a rimborsi IVA.

Queste fattispecie sono state sinteticamente identificate come “Frodi IVA”.

Tuttavia è bene sottolineare che la Direttiva PIF prevede la sanzione delle condotte che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, solo qualora sussistano due condizioni:

      • la condotta deve presentare una connessione con due o più Stati membri dell’UE;
      • la condotta deve portare a cagionare un danno finanziario complessivo per l’UE di almeno € 10.000.000,00 (frode “grave”).

L’art. 9 della Direttiva PIF richiede, infine, l’adozione di misure necessarie affinché il soggetto giuridico riconosciuto responsabile di una violazione verso gli interessi finanziari dell’Unione Europea venga ad essere sottoposto a sanzioni effettive, proporzionate e dissuasive.

Tra queste, oltre quelle pecuniarie, sono previste misure interdittive quali: “a) l’esclusione dal godimento di un beneficio o di un aiuto pubblico; b) l’esclusione temporanea o permanente dalle procedure di gara pubblica; c) l’interdizione temporanea o permanente di esercitare un’attività commerciale; d) l’assoggettamento a sorveglianza giudiziaria; e) provvedimenti giudiziari di scioglimento; f) la chiusura temporanea o permanente degli stabilimenti che sono stati usati per commettere il reato”.

Il legislatore italiano, ad oggi, ha solamente approvato la Legge di delegazione dando al Governo il compito di recepire le misure previste Direttiva PIF: in questo senso dovrà essere aggiornato il novero dei “reati 231” e le corrispettive sanzioni, adeguandole a quelle previste al legislatore europeo.

Secondo dati forniti dalla guardia di finanza per l’anno 2017 in Italia i soggetti denunciati per reati tributari sono stati 11.103. La portata della modifica legislativa potrebbe portare all’apertura di altrettanti fascicoli in ambito decreto legislativo 231/2001 dal momento che, molte delle denunce sopraddette, hanno coinvolto soggetti che rivestono ruoli in società grandi, medie o piccole.

Sanzioni amministrative, sistemi di gestione

Come aggiornare il proprio MOGC 231 alla Direttiva PIF?

Come spiegato nel paragrafo precedente, l’ordinamento italiano non ha ancora recepito la Direttiva PIF tuttavia, come esposto, è già noto che tale azione comporterà l’incremento dei reati presupposto ex D.Lgs. 231/2001.

Per questa ragione è bene che i soggetti giuridici, che in passato che hanno adottato il proprio Modello Organizzativo di Gestione e Controllo ex D.lgs 8 giugno 2001, n. 231 (MOGC), inizino a valutarne l’adeguamento identificando i rischi fiscali connessi alla propria attività e predisponendo adeguati sistemi di gestione volti a minimizzare, se non azzerare, tutte quelle situazioni che potrebbero condurre alla condotta fraudolenta.

Infatti, la mappatura dei potenziali illeciti amministrativi è il primo passo per una corretta implementazione di un MOGC ed è un servizio che Nord Pas ha già erogato per aziende di differenti settori e dimensioni. Questa analisi preliminare è necessaria ad individuare quali siano, in funzione della realtà valutata, i potenziali illeciti amministrativi/condotte in cui l’Ente (Società/Impresa/Organizzazione anche priva di fini di lucro) potrebbe incappare.

A seguito del completo recepimento delle Direttiva PIF, la mappatura dovrà essere aggiornata comprendendo le frodi IVA di cui:

      • la dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti, ex art. 2 D.Lgs. 74/2000;
      • la dichiarazione fraudolenta mediante altri artifici, ex art. 3 D.Lgs. 74/2000;
      • la dichiarazione infedele, ex art. 4 D.Lgs. 74/2000;
      • l’omessa dichiarazione, ex art. 5 D.Lgs. 74/2000;
      • l’omesso versamento di IVA, ex art. 10 ter D. Lgs. 74/2000.

Nord Pas con il supporto di collaboratori qualificati, è già in grado di supportare le aziende che intendono adeguare il proprio MOGC 231 e può ricoprire il ruolo di membro dell’Organismo di Vigilanza (ODV), come già approfondito in un precedente articolo, avendo competenze multidisciplinari, comprendenti anche le tematiche giuridiche.

Infine, per tutto quanto sopraddetto, appare cruciale per l’Ente, dotarsi di un sistema per mettere sotto controllo e gestire correttamente il processo tributario aziendale e le condotte dei propri lavoratori in esso coinvolti. Lo strumento software ideale per informatizzare questo processo è Q-81 HSE WEB APP.