HQSE manager norma ISO

L’audit (pronunciato àudit alla latina o òdit all’inglese) è una valutazione indipendente volta a ottenere evidenze relativamente ad un determinato oggetto, e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri prefissati siano stati soddisfatti o meno.
Ogni azienda che possiede un sistema di gestione, certificato o meno, conduce delle verifiche ispettive per valutare se i requisiti delle norme vengono applicati in modo coerente e con regolarità nell’ambito dei processi e se, conseguentemente, il sistema consente di raggiungere gli obiettivi desiderati.

In questo articolo si analizzerà:

L’audit: cosa prevede la UNI EN ISO 19011?

All’interno del mondo dei sistemi di gestione certificabili, concepiti secondo la High Level Structure, ovvero secondo la struttura comune alle norme QHSE (Quality, Health&Safety, Environment) emesse a partire dal 2015, la norma UNI EN 19011: 2018 – “Linee guida per audit di sistemi di gestione” – è il documento di riferimento per l’esecuzione di questi.
Tale norma disciplina i principi dell’attività di audit, la gestione dei programmi e la conduzione degli audit di sistemi di gestione, inoltre, fornisce una guida per la valutazione delle competenze delle persone coinvolte nel processo.
La norma UNI EN 19001: 2018 lo definisce come un:

Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze degli audit e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri di audit sono stati soddisfatti.

L’audit viene classificato come

  • di prima parte”, effettuati per il riesame da parte della direzione e per altri fini interni, dall’organizzazione stessa, o per suo conto (ad es. da un consulente incaricato), e possono costituire la base per una autodichiarazione di conformità da parte dell’organizzazione.
  • di seconda parte”, effettuati da chi ha un interesse nell’organizzazione, quali i clienti, o da altre persone per conto degli stessi.
  • di terza parte”, effettuati da organismi di audit esterni indipendenti, quali quelli che rilasciano certificazioni di conformità ai requisiti della IS0 9001 o della IS0 14001 o ISO 45001.

Checklist ISO 19011 verifica ispettiva

La gestione del processo si articola come indicato nei punti seguenti.

Programma di audit

La nuova edizione della ISO 19011 ha focalizzato l’attenzione sul “programma di audit”, ovvero le disposizioni per uno o più pianificati all’interno di un intervallo di tempo definito (solitamente un triennio), ed orientati verso uno scopo specifico. Il programma di include le indicazioni relative agli obiettivi generali, la periodicità dei singoli , le norme e regolamenti di riferimento. Nella definizione del programma viene tenuto in considerazione il contesto dell’organizzazione (richiamato nella nuova edizione della norma, così come nelle edizioni aggiornate delle norme sui Sistemi di Gestione), i rischi ed opportunità per il programma stesso (ad esempio l’errata determinazione dell’estensione e della durata degli audit, non corretta definizione delle risorse in termini di tempo, personale e relative competenze).

Attuazione del programma:

Una volta stabilito il programma di audit, si procede con la sua attuazione, definendo per ogni singolo audit gli obiettivi, il campo di applicazione, i criteri e le metodologie da adottare per la conduzione; per quanto riguarda i membri del gruppo di audit, la norma enfatizza le competenze generali che devono essere possedute dagli auditor o dal gruppo nel suo complesso. In fase di attuazione devono essere adeguatamente gestiti i risultati del programma (valutazione del raggiungimento degli obiettivi, gestione dei rapporti di audit e delle registrazioni documentate, l’esame dell’efficacia delle azioni intraprese per trattare le risultanze dell’audit, e la necessità di condurre audit successivi – di follow-up).

Audit:

Segue la conduzione degli audit specifici, che prevede il riesame delle informazioni documentate, il coordinamento del gruppo di lavoro, la raccolta delle evidenze, la definizione delle conclusioni dell’attività e la stesura del report.

Conclusione:

Dalle conclusioni può emergere la necessità di pianificare e gestire, a cura dell’organizzazione oggetto dell’audit, correzioni / azioni correttive o di avviare opportune azioni di miglioramento.

Tutti questi processi possono essere agevolmente impostati in Q-81 HSE WEB APP con il modulo “Gestione audit e checklist“.

Chi può condurre un audit?

La fiducia e l’affidabilità nel processo dipendono dalla competenza del personale che effettua l’audit. Come indicato nella ISO 19011 al capitolo 7, per diventare un auditor, una persona dovrebbe:

  • avere le caratteristiche di comportamento personali descritte al punto 7.2.2 (ad esempio: essere professionale, rispettoso, tenace, versatile…etc.)
  • possedere conoscenze e abilità necessarie per raggiungere i risultati attesi degli audit
  • possedere competenze di carattere generale (es. competenze sulle norme dei sistemi e sui requisiti legislativi…) e conoscenze ed abilità specifiche della disciplina e del settore in esame (es. principi, metodi, tecniche e processi relativi al settore in esame, …)

Il grado di istruzione, l’esperienza di lavoro, la formazione e l’addestramento come auditor e l’esperienza di audit, sono i mezzi mediante i quali una persona acquisisce le conoscenze e le abilità appropriate per diventare un auditor. Essi sono anche indicatori di competenza. I tecnici di Nord Pas che sono auditor dei sistemi di gestione QHSE hanno comprovata esperienza e formazione sempre aggiornata per garantire ai clienti un’elevata qualità del servizio di consulenza sui sistemi di gestione. Inoltre partecipano a iniziative formative e affiancamento a tecnici specializzati per migliorare le loro competenze.

Quali strumenti utilizzare per eseguire un audit?

La norma ISO 19011 lascia ampio margine al team  per la scelta dei documenti di lavoro da utilizzare per eseguire una verifica. Tuttavia, invita gli auditor a interrogarsi su: finalità, destinatari, attività e registrazioni collegate al documento e sulle informazioni necessarie per la sua preparazione (punto A.13).
Le checklist, o liste di riscontro, sono documenti di lavoro molto utilizzati durante gli audit perché permettono di rispondere ai punti sopra indicati. Inoltre, consentono di

  • Aiutare la memoria
  • Assicurare la copertura di tutti gli aspetti e dei punti di controllo
  • Assicurare profondità e continuità
  • Aiutare nella gestione del tempo
  • Organizzare gli appunti
  • Essere già parte del rapporto dell’audit

Uno strumento che facilita l’attività dell’auditor è l’App Mobile Auditing Management (M.A.Ma.). Questa applicazione consente, infatti, di effettuare audit attraverso l’utilizzo di semplici checklist configurabili dall’utente.

strumento lavoro auditor per esecuzione audit

M.A.Ma. è un sistema semplice e sempre disponibile per registrare i risultati dei sopralluoghi che gli HSE Manager eseguono nello svolgimento delle loro attività. Questa App è disponibile per tutti i dispositivi portatili (smartphone, tablet, pad, ecc.), e permette la registrazione di qualsiasi tipo di checklist.
Tutti i dati raccolti con l’applicazione, che può essere utilizzata anche off-line, sono successivamente inviati a Q-81 HSE WEB APP così che possano essere disponibili per la comparazione con checklist dello stesso modello, compilate in tempi, in luoghi (o altre anagrafiche) o da persone differenti.
Q-81 HSE WEB APP dispone di un Modulo dedicato a Gestione audit e checklistche permette di pianificare le verifiche ispettive, assegnare e comunicare responsabilità e oggetti (es. processi) ma anche di gestire la reportistica come richiesto dalla ISO 19011.
Tutte le informazioni raccolte possono essere stampate e rese disponibili alla direzione, al fornitore, al cliente etc. per consentirgli l’immediata visualizzazione dei risultati del sopralluogo attraverso punteggi e risposte colorate (es. rosso-verde), personalizzabili dall’utente.
I PM Q-81 sono a completa disposizione per supportare i clienti nell’introduzione di M.A.Ma come essenziale strumento di lavoro di tutta l’azienda / studio professionale.